Délais de conservation des documents pour les particuliers

Le délai de conservation des papiers varie selon le type de document : assurance, logement, véhicule, banque... Les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents. Il s'agit des délais durant lesquels vous pouvez exercer un droit. Par exemple, demander un remboursement. Il peut aussi s'agir des délais pendant lesquels on peut vous réclamer quelque chose. Par exemple, payer une amende. Vous pouvez bien sûr garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice. En effet, les délais indiqués ne prennent pas en compte tous les cas de figure. Ainsi, les délais peuvent être allongés si la prescription est suspendue ou interrompue. Par exemple, certains délais sont suspendus tant qu'une personne est mineure et commencent à courir uniquement à partir de la majorité. Les documents peuvent aussi servir de preuve à l'appui d'actions très différentes

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Sous quelle forme ?
Cela dépend si l’original du document est sous forme papier ou sous forme électronique.

Papier :
Si l’original du document est sous forme papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier (par exemple, quittance de loyer, contrat d’assurance, diplôme, etc.).
En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique/photocopiée a valeur uniquement de copie. Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, l’administration peut toujours exiger la présentation du document original.

Numérique :
Si l’original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous forme numérique (par exemple, relevé de compte bancaire, facture d’énergie ou d’accès à internet, avis d’imposition).
En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie.
La durée de conservation d’un document électronique est identique à celle d’un document papier ; elle varie selon le type de document.

Pour en savoir plus
>> Papiers à conserver
>> Copie certifiée conforme
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